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发布日期:2014-10-17
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学院FD系列活动之三——给PPT“瘦身”(20141014)

 

活动日期:20141014日星期二

活动时间:下午1:00-2:00

活动地点:水产与生命学院B102会议室

主讲人:吴维宁

主持人:谭洪新

参与者:谭洪新、杨先乐、陈乃松、邱军强、贾睿、黄旭雄、彭自然、成永旭、李嘉尧、冷向军、华雪铭、杨志刚、商利新、李小勤、杨筱珍、严继舟、龚小玲、吴旭干、何珊

记录人:何珊

 

活动记录:

          

PPT是英文Power point的简称,它的使用要点概要的来说就是:文不如字,字不如表,表不如图。就是说字的表现力不如用表格来表现,如果可以用图来表现我们就不要用表来表现。我们先来看一下这一个例子。我们很多老师讲课就会有这样一种情况,就是把论文、教材上的内容直接放到PPT上边。这样的情况是很多的。我上周听说这样一个事情。一位老师上课时翻到一张片子,说这张就不讲了,请同学们在下面念一念,自己读一读。教室里坐的是一年级的新生,刚刚入学。结果是全班同学集体朗读,这个情况把老师都吓到了!这个事情其实也说明了蛮多老师就是把PPT当做教案,直接粘上去。认知心理学研究发现,人们听课的时候,眼睛看跟耳朵听是有冲突的。如果说我们在听的同时去看大段的文字,那么我们的心理负担就会很重,我们对老师讲的内容就不会有很强的记忆。所以最好是把文字用论点、论据或者是知识点突出起来,不要让学生在听课的时候看很多的文字,让他去记一些简略的知识点点,这样耳朵就可以有精力专心听老师讲课了。这就是“文不如字”。如果有一些定量的内容要展示,就可以做成表,这样比较清楚一点。此外,还有一种表现方式就是“图”, 这个更直观一些。认知心理学上认为,眼睛看图加上耳朵听老师讲课会有一种促进的效果。所以,如果我们能找到一些合适的图片,能够放到PPT上面去,能增加学生听课的印象。

 

下面说一下PPT规范的问题。现在各个高校没有一些明确的要求,这虽是一个比较早的关于PPT规范的问题,但也包括的比较全面。这里边最重要的是分辨率的问题。这方面我是有惨痛教训的。我在我的分辨率是1048的电脑上做好了PPT,到做报告的时候,那个电脑是老式的电脑,分辨率只有三四百。结果放映的时候方框里的字都突出来了。大家应该也有过这种情况。所以放映前有机会一定要试一下放映效果,当然放映效果也跟投影仪有关系。这是第一点。第二点是我们可以把文本框做成图片来插入,特别是在作报告等重要的情况,这样就会避免文本框中的字突出这样的问题。关于分辨率还有一个需要注意的问题。过去的分辨率都是4:3的标清的分辨率,现在很多都是高清的69的分辨率,所以在做微课的时候要注意做高清的,以免画面不清楚。第二个是背景的问题。一般我们用暗色的背景,我们在上课、作报告的时候,都是把窗帘拉上,把灯关掉一些。在这样的光线下,暗背景效果比较好。而且在光线暗的情况下,比较亮的背景比较刺眼,两节课上下来,很伤害眼睛,同学们看得也会很吃力。第二个就是三原色。 我们大家知道,三原色跟别的颜色一混就到别的颜色里去了,所以尽量不用红、绿、蓝的颜色和全白的颜色。第三个就是字。字的颜色跟背景颜色的反差要大。尽量不用三原色。还有就是字体,用常用的字体,其实黑体是最清楚的,草体不要用。第四点,行数和字间距因为不同的投影仪跟电脑的原因,放出来的效果有所不同。具体来说就是行数不要太多,也不要太长、太满。

下面要讲到模板的问题。模板的获得我们可以通过4种方式。一是电脑安装office软件时,本机自带的模板;二是在微软网站上下载;;三是自己设计;四是借用别人设计的模板。下面我们就开始今天的主题——设计模板。我们知道新建一个PPT的时候,打开Power point首先看到的是空白文档,什么东西也没有。现在如果我们要使用模板的话,有几种方法。一种是用本机自带的模板。有两类,一类是样本模板,一类是主题模板。那么我们就可以从中选用自己喜欢的模板。直接创建一个模板,直接来做。还有一个是微软网站上的模板,有不同的主题,在微软的官网上或者office上都可以找到。像这样一个主题,从中找到自己喜欢的模板,点击下载到自己的电脑里,补充到本机自带的模板里去才可以使用。当然网站上的模板会经常更新,可能会发现一些好的模板。第三类就是自己的模板。就是讲给大家怎样自己做模板。具体的路径是这样的。新建一个PPT,从“设计”里找到“视图”,然后从“视图”里找到“母版”。“母版”的第一张是最主要的,可以说它是一个“基础页”,只要在它上面加了字、图片等,后边的页都会有这些内容;第二张是PPT的“封面”,后边的都是“内页”。把一切设计好之后,我们再保存,以“Power point模板”的形式另存。存好后,打开新建,打开我的模板,就可以使用我们自己设计的模板了。下面我们讲一下如何使用他人的模板。有的时候我们看到其他人的模板很好,那么我们怎么利用这些模板来做PPT呢。这个其实跟刚才的差不多,都是要用模板来做,但是要注意几个关键的问题。我们来演示一下。像这样一个模板,首先是logo的修改。Logo 一般是单位、企业、学校等的标志,我们可以把这些logo换成自己的。还有一些页码也可以加上去。利用他人的模板跟自己做模板差不多,就是把他人的标志性的东西换成自己的。怎么换logo呢,也是打开视图—母版,在第一页插入logo的地方,点击插入换成自己的logo,大小可以修改,改到合适大小就可以了。然后是时间、页码,这些如果不想要,可以取消。字体、颜色都可以调整。需要注意的是所有页统一的内容放在“基础页”里来改,这样就不会再在每一页里逐一修改。所以说模板做成统一的格式就可以存下来了。利用他人的模板跟自己的模板有一个需要注意的问题,就是有的时候我们做好了PPT要发给其他人,那怎么体现这个PPT是我自己做的呢。所以就有几个要素要注意。第一个是相关人员,相关人员就是作者。他人的模板就用的人家本作者自己的名字,我们要改成自己的名字改怎么办呢。一个是删除,或者编辑,把自己的名字写上去。还有标题也可以改成自己的。特别是logo,标题等带个人性质的东西修改成自己的。

接下是瘦身的问题,在我们老师的使用中有不小的困扰。如果PPT容量过大的话,那么就可以“另存”,在“另存”里有一个“工具”,里面有一个“压缩图片”,这里边涉及到一个PPI的格式问题。就好比我们老师出书,印刷的时候并不是所有从网上下载的图片都可以印刷,因为可能有的图片的质量不高,也就是低PPI。一般印刷时PPI值在300左右,那么我们在发图片的时候用96ppi的就可以,起码也要在72以上。所以在保证图片质量的前提下,我们可以尽量缩小PPI值,以便缩小PPT的容量大小。这样的效果也是很明显的。当然这样做的好处还有就是保护知识产权。在我们通过邮件发送PPT,或者共享的时候,小的PPI只能够让其他人看你的PPT,而达不到印刷的要求,所以对知识产权也是一种保护。

接下来是打印的问题。特别是作报告,答辩的时候,可能很多人都是一页一页的打印,而且很多人展现的是彩色的,但是打印的时候我只要求最清楚,不需要彩印而且一般也不要彩色打印机,这个时候怎么办呢。那么就可以点击“打印”,在左下角有一个“颜色/灰度”的选择框,如果要求展示用,可以选择“颜色”;如果只是一般打印, 可以选择“灰度”或者“黑白”,如果只是要最清楚的字的现实,不要背景,就可以选择“黑白”,而且也节省墨。实际上我们一般不用一页一页打印,浪费纸张,一张幻灯片也不需要一页纸。那么我们就可以整张打印,使用“讲义打印”。每页的打印张数可以自己选择,4张,6张这样子,我们这样只是起一个提示自己的作用。

最后我们来说一下“插入”的功能。这里讲三个问题。一个就是图片或者表格的插入。在Power point2010里边,有一个“屏幕截图”的功能,这个比较好用。有的时候我们在网上查到很多图片,要用到PPT里,需要下载到本机,然后插入,调整位置、大小,比较麻烦。这个“屏幕截图”的功能可以直接从网上把图片插入到PPT,然后用图片工具进行调整。第二个是插入视频,有的时候我们插入了视频却播放不出来,这种情况跟视频的格式有关。最保险的格式是微软自己的Windows MediaWMV格式。插入视频跟插入图片有一个不一样的地方,就是图片插入后就在片子上,而视频插入后不在片子上,还在原来的位置,所以这一点一定要注意,不要把视频搞掉了。还有一个就是插入音频。就是我们老师上课,有的时候要放一些背景音乐。但是一般在上课、作报告的时候千万不要放很长的背景音乐,这样是很让人讨厌的。那么我们也来做一个插入音频的演示。点击“插入声音”,在本机里找到要插入的音乐文件。要做背景音乐的话,就做成全部页都有的,当然也可以根据需要做成两三页的。插入音频后在音频格式——工具里就有一个“慢慢出来、慢慢退出、淡进淡出”这些效果。音量也有选择。声音播放可以选择是全部页播放还是部分页播放。这样设计好以后保存就可以了。

                               

                     吴维宁  

                                   20141014

 

 

ppt使用要点.ppt

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